Người mở cơ sở kinh doanh nhỏ ở vùng Đoan Hùng, như một cửa hàng tạp hoá, một vựa bưởi hay một xưởng bóc gỗ vài người làm, thường bắt đầu bằng hộ kinh doanh vì thủ tục gọn, sổ sách đơn giản, đăng ký ngay tại xã. Khi cần ký hợp đồng lớn, xuất hoá đơn cho doanh nghiệp khác thường xuyên, vay vốn ngân hàng theo tư cách pháp nhân hay tách tài sản kinh doanh khỏi tài sản gia đình, công ty trách nhiệm hữu hạn trở nên phù hợp hơn.
Không có loại hình nào tốt hơn tuyệt đối; mỗi loại hợp với một giai đoạn. Bài này so sánh hai lựa chọn phổ biến nhất theo những tiêu chí người làm ăn ở quê thật sự quan tâm: chịu trách nhiệm đến đâu, thuế tính thế nào, sổ sách tốn công bao nhiêu, khách hàng có chấp nhận không, và nơi đăng ký sau khi bỏ cấp huyện.
So sánh nhanh hộ kinh doanh và công ty TNHH
Bảng dưới tóm theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp và quy định về hộ kinh doanh. Chi tiết về thuế, điều kiện từng ngành hãy kiểm văn bản hiện hành:
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty TNHH |
|---|---|---|
| Tư cách pháp nhân | Không có; chủ hộ đứng tên | Có; công ty là chủ thể riêng |
| Trách nhiệm với nợ | Vô hạn, bằng toàn bộ tài sản của chủ hộ và các thành viên tham gia | Hữu hạn trong phạm vi vốn góp, nếu tách bạch tài sản đúng cách |
| Nơi đăng ký | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã | Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, nộp được trực tuyến |
| Sổ sách, kế toán | Đơn giản hơn, theo chế độ dành cho hộ | Phải có kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế |
| Hoá đơn | Sử dụng theo quy định cho hộ, có trường hợp bắt buộc hoá đơn điện tử | Hoá đơn điện tử là mặc định |
| Mở rộng, gọi vốn | Khó kết nạp thêm người góp vốn | Dễ thêm thành viên, chuyển nhượng phần vốn |
| Số lượng | Mỗi cá nhân chỉ đăng ký một hộ kinh doanh | Một người có thể là thành viên nhiều công ty |
Điểm khác biệt mà người ở quê hay xem nhẹ nhất là trách nhiệm vô hạn của hộ kinh doanh. Nếu hộ vay nợ nhà cung cấp, nợ ngân hàng mà làm ăn thua lỗ, tài sản của gia đình, kể cả nhà đất, có thể phải dùng để trả nợ.
Khi nào hộ kinh doanh là đủ
Với phần lớn cơ sở nhỏ ở vùng Đoan Hùng, hộ kinh doanh là lựa chọn hợp lý. Một cửa hàng tạp hoá trong thôn, một quán ăn bên quốc lộ, một vựa thu mua bưởi theo mùa, một tiệm sửa xe máy: khách hàng chủ yếu là người dân, giao dịch nhỏ lẻ, ít khi cần hoá đơn cho doanh nghiệp. Hộ kinh doanh giúp chủ cơ sở hợp thức hoá hoạt động, có giấy đăng ký để treo ở cửa hàng, mở tài khoản kinh doanh, và thực hiện nghĩa vụ thuế theo cách dành cho hộ.
Ưu điểm lớn là chi phí vận hành thấp: không bắt buộc thuê kế toán như doanh nghiệp, không phải lập báo cáo tài chính phức tạp. Người chủ có thể tự ghi sổ, tự kê khai với sự hướng dẫn của cơ quan thuế. Với cơ sở mới thử sức, đây là cách bắt đầu ít rủi ro về thủ tục.
Nhưng cần hiểu rằng việc bỏ thuế khoán và đẩy mạnh hoá đơn điện tử những năm gần đây khiến hộ kinh doanh cũng phải ghi chép bài bản hơn trước. Hộ có doanh thu lớn trong một số lĩnh vực có thể phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Khoảng cách về công việc giấy tờ giữa hộ và công ty đang hẹp lại.
Khi nào nên lên công ty
Có vài dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang công ty. Thứ nhất là khách hàng: nếu bạn bán gỗ cho nhà máy, bán bưởi cho chuỗi siêu thị hay nhận thầu xây dựng cho doanh nghiệp khác, họ thường cần hoá đơn và hợp đồng với một pháp nhân, và có khi chỉ làm việc với công ty. Thứ hai là quy mô nợ: khi bạn mua hàng chịu, vay vốn lớn, trách nhiệm hữu hạn giúp bảo vệ tài sản gia đình nếu tách bạch đúng cách.
Thứ ba là người cùng làm: hai ba anh em, bạn bè góp vốn mở xưởng thì công ty với điều lệ, tỷ lệ góp vốn rõ ràng giúp tránh tranh chấp hơn nhiều so với một hộ kinh doanh đứng tên một người. Thứ tư là kế hoạch dài hạn: muốn xây thương hiệu, đăng ký nhãn hiệu, tham gia xuất khẩu, làm việc với đối tác xa, tư cách công ty thường được tin cậy hơn.
Đổi lại, công ty phải có kế toán, nộp báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, và tuân thủ nhiều nghĩa vụ hơn. Nhiều chủ cơ sở ở quê thuê dịch vụ kế toán bên ngoài để làm phần này; chi phí đó cần đưa vào tính toán trước khi quyết định.
Đăng ký hộ kinh doanh ở xã mới: các bước theo nguyên lý
Sau khi bỏ cấp huyện, đăng ký hộ kinh doanh được giao về cấp xã. Trình tự chung như sau; mẫu giấy và cách nộp cụ thể hỏi tại xã:
- Chọn tên hộ kinh doanh không trùng với hộ khác trong phạm vi quản lý, và chọn ngành nghề kinh doanh.
- Xác định địa điểm kinh doanh: nhà riêng, cửa hàng thuê, vựa; mang giấy tờ chứng minh quyền sử dụng nếu được yêu cầu.
- Chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký theo mẫu, bản sao giấy tờ tuỳ thân của chủ hộ và các thành viên nếu có.
- Nộp tại điểm tiếp nhận của xã nơi đặt địa điểm kinh doanh, hoặc nộp trực tuyến nếu xã đã hỗ trợ.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; thông tin được chuyển sang cơ quan thuế để quản lý.
- Liên hệ cơ quan thuế để biết phương pháp kê khai, hoá đơn và lịch nộp.
- Xin giấy phép con nếu ngành nghề có điều kiện: an toàn thực phẩm, kinh doanh phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, xăng dầu…
Hộ kinh doanh mùa vụ, buôn bán nhỏ lẻ, dịch vụ có thu nhập thấp có thể thuộc diện không phải đăng ký theo quy định. Ranh giới này nên hỏi tại xã, vì bị coi là kinh doanh không đăng ký khi đáng lẽ phải đăng ký có thể bị xử phạt.
Thành lập công ty: đăng ký trực tuyến và những việc sau khi có giấy
Đăng ký thành lập công ty hiện chủ yếu làm trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ do phòng đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan tài chính cấp tỉnh xử lý. Hồ sơ gồm giấy đề nghị, điều lệ công ty, danh sách thành viên đối với công ty nhiều thành viên, giấy tờ tuỳ thân. Người đứng tên cần tài khoản định danh điện tử để xác thực. Bạn có thể tự làm hoặc nhờ dịch vụ, nhưng nên tự đọc điều lệ trước khi ký.
Có giấy chứng nhận rồi, công việc mới bắt đầu: treo biển tên tại trụ sở, mở tài khoản ngân hàng của công ty và thông báo với cơ quan thuế, đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định, đăng ký chữ ký số. Nếu thuê lao động, cần ký hợp đồng lao động và đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Một lỗi phổ biến của công ty nhỏ ở quê là "lập xong để đó": không phát sinh doanh thu nhưng cũng không nộp tờ khai, đến khi cần dùng mới phát hiện bị phạt chậm nộp hoặc bị chuyển trạng thái. Công ty dù chưa hoạt động vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ kê khai; nếu chưa dùng, hãy làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh đúng quy định.
Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Có thủ tục chuyển đổi trực tiếp. Luật Doanh nghiệp cho phép hộ kinh doanh đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi hộ, kế thừa hoạt động kinh doanh. Hồ sơ có thêm giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Chốt thuế của hộ trước. Hộ kinh doanh cần hoàn thành nghĩa vụ thuế, quyết toán với cơ quan thuế trước khi chấm dứt hoạt động hộ. Đây là bước hay bị quên, để lại khoản nợ thuế đứng tên chủ hộ.
Chuyển tài sản cho rõ. Máy móc, xe, hàng tồn kho của hộ nên được ghi nhận chuyển sang công ty bằng giấy tờ rõ ràng, làm căn cứ khấu hao, tính chi phí về sau.
Báo khách hàng và nhà cung cấp. Thông báo tên mới, mã số thuế mới, tài khoản mới, để khách hàng không chuyển tiền nhầm vào tài khoản cũ và nhà cung cấp xuất hoá đơn đúng.
Ngành nghề có điều kiện hay gặp ở vùng Đoan Hùng
Đăng ký hộ kinh doanh hay công ty mới chỉ là bước đầu. Nhiều ngành phổ biến trong vùng là ngành kinh doanh có điều kiện, cần thêm giấy phép hoặc chứng chỉ trước khi hoạt động. Danh sách dưới không đầy đủ, chỉ nêu những ngành người ở đây hay mở:
- Ăn uống, chế biến thực phẩm: quán ăn bên quốc lộ, cơ sở làm mứt vỏ bưởi, chè đóng gói cần đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm; tuỳ quy mô là giấy chứng nhận hoặc bản cam kết. Người trực tiếp chế biến cần được tập huấn kiến thức và khám sức khoẻ.
- Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật: cửa hàng bán cần người có chuyên môn hoặc chứng chỉ theo quy định, điều kiện kho chứa và giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán.
- Xăng dầu, khí hoá lỏng: điều kiện về địa điểm, phòng cháy và giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp; không thể mở chỉ bằng giấy đăng ký hộ.
- Vận tải hàng hoá bằng ô tô: công ty, hộ kinh doanh vận tải cần giấy phép kinh doanh vận tải và đáp ứng điều kiện về phương tiện, người điều hành.
- Khai thác cát sỏi, đất san lấp: cần giấy phép khai thác khoáng sản; buôn bán vật liệu này phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp.
- Chế biến gỗ: không phải ngành có điều kiện theo nghĩa giấy phép riêng ở mọi quy mô, nhưng phải đáp ứng yêu cầu về phòng cháy, môi trường, truy xuất nguồn gốc lâm sản.
- Thú y, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: có điều kiện riêng về chuyên môn và cơ sở.
Nguyên tắc an toàn là trước khi đầu tư mặt bằng, máy móc, hãy hỏi xã hoặc cơ quan chuyên ngành của tỉnh xem ngành mình định làm cần những giấy gì. Nhiều người dựng xong cửa hàng mới biết địa điểm không đủ điều kiện, phải bỏ hoặc dời đi.
Câu hỏi thường gặp
Bán bưởi nhà trồng có phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Người tự trồng và bán sản phẩm nông nghiệp của chính mình thường không thuộc diện phải đăng ký hộ kinh doanh và có ưu đãi thuế theo quy định. Nếu bạn thu mua bưởi của nhà khác để bán lại thường xuyên, đó là hoạt động thương mại và nên đăng ký. Hỏi xã và cơ quan thuế để biết trường hợp của mình.
Một người vừa có hộ kinh doanh vừa làm giám đốc công ty được không?
Một cá nhân có thể là chủ hộ kinh doanh và đồng thời là thành viên, người quản lý công ty trong nhiều trường hợp, trừ những hạn chế luật định. Tuy vậy, nên tách bạch rõ hoạt động và tài khoản của hai bên để tránh rắc rối thuế.
Đăng ký hộ kinh doanh mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết được quy định trong thủ tục hành chính và thường ngắn nếu hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế phụ thuộc việc chuẩn bị đủ giấy tờ và tình hình tiếp nhận ở xã sau sắp xếp. Hỏi tại xã để biết thời hạn hiện hành.
Công ty có trụ sở ở nhà riêng tại Đoan Hùng được không?
Được, nếu địa chỉ đó hợp pháp, xác định rõ ràng và không thuộc những nơi pháp luật cấm đặt trụ sở như một số loại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở. Nhà riêng ở nông thôn thường đặt được; nên có sự đồng ý của chủ sở hữu nếu không phải nhà của bạn.
Hộ kinh doanh có được thuê lao động không?
Có. Hộ kinh doanh được thuê lao động và phải thực hiện nghĩa vụ của người sử dụng lao động như ký hợp đồng, đóng bảo hiểm theo quy định. Khi số lao động và quy mô tăng nhiều, đó là lúc nên cân nhắc chuyển lên doanh nghiệp.